Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Desde el 15 de septiembre de 2026, VALRA S.A.S. asume la calidad de responsable del tratamiento realizado a través de sus canales. Este cambio de identificación no amplía las finalidades informadas ni reduce los derechos de los titulares.

2. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales recolectados mediante valra.co, formularios de contacto, correo electrónico, WhatsApp, llamadas, relaciones comerciales y demás canales administrados por VALRA.

3. Datos que podemos tratar

De acuerdo con la interacción realizada, podemos tratar información como:

• Nombre y datos de identificación suministrados voluntariamente.
• Organización o empresa.
• Correo electrónico.
• Teléfono o número de WhatsApp.
• Información incluida en solicitudes, proyectos o consultas.
• Preferencias de contacto y autorizaciones de marketing.
• Datos técnicos estrictamente necesarios para seguridad, prevención de abuso y operación del sitio.

4. Finalidades del tratamiento

Finalidades necesarias

• Recibir, analizar y responder solicitudes de contacto.
• Comprender necesidades, proyectos o situaciones planteadas.
• Gestionar conversaciones y relaciones precontractuales o comerciales.
• Mantener trazabilidad razonable de solicitudes y respuestas.
• Prevenir fraude, spam, abuso de formularios y amenazas de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Finalidades comerciales opcionales

Cuando el titular otorgue una autorización independiente, VALRA podrá enviar información comercial, contenidos, invitaciones o comunicaciones relacionadas con sus servicios por correo electrónico, llamada o WhatsApp.

La autorización comercial no es requisito para que VALRA atienda una solicitud de contacto y puede retirarse posteriormente.

5. Derechos de los titulares

El titular podrá ejercer los derechos que le reconozca la normativa aplicable, entre ellos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda.
• Conocer el uso dado a sus datos personales.
• Solicitar supresión cuando legalmente proceda.
• Revocar una autorización cuando sea procedente.
• Presentar consultas, peticiones o reclamos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

6. Procedimiento para consultas, reclamos y ejercicio de derechos

Las solicitudes relacionadas con protección de datos deberán enviarse a privacidad@valra.co

La solicitud debe permitir identificar razonablemente al titular, describir el derecho que desea ejercer y aportar la información necesaria para localizar los datos relacionados.

Área responsable de atención: Privacidad y protección de datos de VALRA S.A.S., a través de: privacidad@valra.co

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará al titular y la respuesta podrá extenderse hasta por cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará al titular y la respuesta podrá extenderse hasta por ocho (8) días hábiles adicionales.

7. Encargados y proveedores tecnológicos

Para operar sus canales digitales, VALRA puede utilizar proveedores tecnológicos que procesen información únicamente en la medida necesaria para prestar sus servicios. La arquitectura actualmente contempla servicios como Cloudflare, Vercel, Resend y Google Workspace.

VALRA mantendrá controles razonables sobre los proveedores que intervengan en el tratamiento, incluyendo revisión de finalidad, acceso, condiciones contractuales y medidas de seguridad según el riesgo.

8. Transferencias y transmisiones

Cuando la prestación de un servicio tecnológico implique transmisión o transferencia de datos, nacional o internacional, se aplicarán las reglas y salvaguardas exigibles conforme al rol del tercero, la finalidad y la normativa aplicable.

9. Seguridad de la información

VALRA aplica medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluyendo controles de acceso, autenticación, protección del formulario, prevención de abuso y gestión segura de infraestructura.

Ningún sistema puede garantizar riesgo cero. Las medidas se revisan y ajustan de acuerdo con la evolución de la operación y de las amenazas.

10. Conservación y eliminación

Las bases de datos tendrán una vigencia asociada a la finalidad para la cual fueron creadas y al tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales o probatorias aplicables.

Los datos serán conservados durante ese periodo y, cuando dejen de ser necesarios, se aplicarán medidas razonables de eliminación, anonimización o restricción, salvo que exista una obligación legal que justifique su conservación adicional.

11. Datos de menores y datos sensibles

Los servicios de VALRA no están dirigidos específicamente a menores de edad y sus formularios no solicitan datos sensibles por defecto. Si una persona suministra información de esta naturaleza sin ser necesaria, VALRA podrá limitar su tratamiento o eliminarla cuando corresponda.

12. Vigencia y cambios

Esta versión entra en vigencia el 15 de septiembre de 2026. La política será revisada cuando cambien las finalidades, proveedores, formularios, funcionalidades, modelo de negocio o normativa relevante.

Los cambios materiales serán reflejados mediante una nueva versión y fecha de actualización. Cuando afecten la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, se comunicarán oportunamente a los titulares por un medio eficaz; si se incorporan nuevas finalidades que lo requieran, se solicitará una nueva autorización.